Avec nos solutions : Transport par Autocar.
La fonctionnalité Occasionnel couvre l’ensemble du processus de gestion des voyages occasionnels, de l’établissement du devis jusqu’à la facturation, sans rupture ni ressaisie. Chaque étape s’enchaîne de manière fluide et automatisée, permettant de traiter efficacement l’ensemble des tâches liées à l’activité occasionnelle.
Gestion commerciale : Devis & Commandes
Le module propose une gestion commerciale complète et structurée, offrant un accès rapide et intuitif aux devis, par client, commercial, date de départ ou destination. Des interfaces visuelles dédiées permettent de distinguer clairement les devis de transport sec et ceux intégrant des prestations complémentaires.
Les grilles de calcul paramétrables intègrent prestations et forfaits, facilitant l’élaboration d’offres adaptées aux besoins des clients. Il est possible d’émettre plusieurs propositions, par groupe ou par passager (pax), pour un ou plusieurs voyages, tout en assurant le suivi, le contrôle et la relance des devis non confirmés.
L’envoi des devis et commandes est automatisé par e-mail. Dès la validation d’un devis, la solution déclenche automatiquement la création du bon de commande ainsi que la réservation des ressources au planning (conducteurs et véhicules).
Le module permet également une analyse précise des marges réalisées, en distinguant produits et charges, avec des analyses possibles par ligne, par contrat ou par véhicule.
Facturation
La fonctionnalité Occasionnel intègre un processus de facturation automatisé et sécurisé. Les commandes non facturées sont contrôlées et relancées automatiquement, et la facturation peut être déclenchée automatiquement à la réalisation du voyage.
Dans le cas de ventes réalisées par une agence, Ordicars permet l’émission simultanée de la facture de l’agence à destination du client final et de la facture du transporteur à destination de l’agence.
L’exploitation bénéficie d’un accès au portefeuille de facturation par client, type de facture, date ou utilisateur, ainsi que d’outils de détection des factures non éditées ou non comptabilisées. Tous les types d’éditions sont disponibles : factures pro-forma, duplicatas, rééditions en un ou plusieurs exemplaires, éditions de situation (en-cours) ou statistiques.
La solution assure également la génération automatique des écritures comptables et permet la facturation automatique des services réguliers sous contrat, en rapprochant les données contractuelles et les données réellement réalisées.
CRM & Actions marketing
Le module Occasionnel intègre enfin des fonctionnalités CRM, avec des fiches clients complètes incluant les coordonnées des passagers (pax). L’outil conserve l’historique des actions commerciales et marketing, et permet le ciblage de contacts selon des critères définis, afin de réaliser des campagnes de mailing personnalisées.
Avec la fonctionnalité Occasionnel, Ordicars offre une gestion globale, fluide et rentable des voyages occasionnels, en centralisant les processus commerciaux, opérationnels et financiers au sein d’un outil unique.