Entreprise leader en Midi-Pyrérénées, Verdié Autocars exerce ses activités de transport dans le domaine du tourisme, de la ligne régulière et du transport scolaire. Joël Verdié témoigne sur son utilisation de Gescar.

M. Joël Verdie, vous êtes président du groupe Verdié Autocars, pouvez-vous nous présenter le périmètre couvert par la solution intégrée Gescar (effectifs, véhicules, sites…) ?

Le groupe Verdié Autocars, en intégrant nos filiales, représente actuellement un parc de 270 véhicules et environ 320 collaborateurs. Le tout est réparti sur 8 sites distants et sur chacun de ces sites l’information est partagée en temps réel.

Vous êtes équipés Gescar depuis 1998, quel bilan faites-vous aujourd’hui de la solution mise en place en termes de pertinence et d’efficacité ?

Le volume géré rend absolument nécessaire d’avoir une bonne solution en termes d’automatisation des processus et de fiabilité. Pour répondre à ce besoin, nous nous appuyons sur l’informatique et en particulier la solution de gestion intégrée Gescar. Je pense que nous avons été précurseurs dans ce domaine, et nous avons évolué avec les différentes solutions que propose Gescar, en les adaptant à nos besoins. L’activité Tourisme reste plus complexe à traiter que l’activité Régulière, mais nous considérons que nous sommes arrivés à des solutions satisfaisantes.

Avez-vous quelques exemples significatifs des apports de Gescar dans votre activité ?

Déjà nous connaissons tous nos véhicules et nous sommes capables de les localiser ! Je me souviens toujours d’un conducteur qui ne retrouvait pas un autocar sur le parking de notre dépôt. Après consultation du planning, il a retrouvé son véhicule ! Il y a bien sûr beaucoup d’autres avantages… comme par exemple :
– L’envoi de tous les documents par mail, aussi bien au client (devis, confirmation de commande, facture et relance financière pour l’essentiel) et au conducteur (billet collectif, feuille de travail),
– L’import des disques et cartes à puces au planning pour comparer le théorique et le réel, puis faire notre prépaie du planning où tout est ainsi déjà décompté et valorisé.

Vous avez adopté la nouvelle PréPaie, quelles ont été vos motivations (le contexte, les objectifs) ?

Nous installons actuellement la dernière version de la PréPaie car notre objectif est d’aller encore plus loin dans l’automatisation des taches prenant en compte les informations planning. Nous améliorons les feuilles de décompte du travail des conducteurs, nous interfaçons la PréPaie avec notre logiciel de paie et nous automatisons le suivi de la modulation des heures conducteurs en effectuant un retour d’information aux opérateurs du planning. Concernant l’établissement de la paie, nous avions des difficultés à traiter le volume de bulletins de salaire en prenant en compte l’activité de fin de mois. En effet, nous ne sommes en mesure d’avoir la totalité des informations que les 2 ou 3 derniers jours du mois. L’alternative était de pratiquer un décalage de la paie ou de gagner du temps dans son traitement. C’est donc la dernière solution qui a été retenue. Ceci a nécessité la mise en place de 3 phases de test successives : la validation du décompte de la PréPaie, la validation de l’interface, la validation des compteurs de suivi.

Quels sont les principaux apports suite à l’affectation de Joël Study, consultant dédié au suivi de votre dossier ?

Concernant la mise en place de ce type de projet, il nous a paru nécessaire d’avoir de part et d’autre un interlocuteur dédié. Nous nous sommes mis d’accord avec la direction de Perinfo et c’est ce qui a été mis en place avec Joël Study pour Perinfo. Il nous a permis de revoir la mise en forme de nos éditions de devis et confirmations de commandes en utilisant le module RTF intégré à Gescar. Nous avons ainsi automatisé les envois de ces éditions directement par mail depuis Gescar, ce qui nous fait gagner du temps sur l’aspect commercial. Il nous a également suivi dans la mise en place de la nouvelle prépaie et de son paramétrage avec pour finalité un déversement des éléments directement dans notre logiciel de paie.

M. Verdié nous tenions à vous remercier pour cette interview !

Témoignage recueilli en Juin 2011

M. Christophe Bonnot, vous êtes directeur financier du groupe Philibert, pouvez-vous nous présenter le périmètre couvert par la solution intégrée Gescar (effectifs, véhicules, sites…) ?

La solution Gescar couvre un périmètre de sept sites géographiques répartis sur la région Rhône Alpes. Cela représente 365 cars, 35 petits véhicules et 340 conducteurs. Les modules installés sont : la Gestion Commerciale (gestion des devis, commandes et ventes), la Gestion de l’Exploitation (gestion des contrats clients de service régulier : définition des segments, géolocalisation des lieux de passage et valorisation des distances Haut Le Pied, gestion des ressources véhicules et conducteurs, plannification), la Gestion Sociale (établissement des prépaies en temps réel pour tous les conducteurs, interface avec le logiciel de lecture des disques et le logiciel de paie du groupe), la Gestion Financière (facturation et saisie des règlements, interface avec la comptabilité du groupe), la Gestion du Parc (gestion de l’atelier et du magasin de pièces détachées, entretien préventif des véhicules). La solution Gescar interfacée avec notre outil de reporting nous permet de retrouver nos tableaux de bord et de piloter l’activité.

Quels ont été les critères principaux vous conduisant à choisir Gescar ?

Différents critères ont été pris en compte : Tout d’abord le choix technique : Gescar s’appuie sur la base de données Oracle, un des leaders du marché. De plus le logiciel fait preuve d’une grande performance, de stabilité et de pérennité. Le choix de l’ergonomie : l’interface est d’une grande convivialité avec le multifenêtrage, la personnalisation des écrans, les raccourcis d’accès direct sur les fonctions, l’aspect graphique du planning… La réponse à un besoin spécifique : dans la gestion commerciale, le devis répond à notre processus interne de vente contenu dans le cahier des charges et cela garantit la traçabilité. Les grilles tarifaires de type “standard” pour les devis simple et/ou les devis contenant un lien avec une grille excel sont faites pour augmenter la productivité. Le choix de l’ouverture : le logiciel est fortement évolutif et permet de s’adapter aisément à son environnement (envoi d’e-mails, extractions excel…) Le choix de la praticité : il y a beaucoup d’automatismes, comme le re-calcul des Haut Le Pied, le repositionnement des opérations selon le scénario de journée préétabli. Le choix du suivi efficace : la solution Gescar permet le contrôle en temps réel et la mise en place d’alertes par rapport à la RSE. Il y a également un suivi des compteurs en temps réel de prépaie (TTE, coupure, CP …). Les fiches conducteurs sont très complètes avec notamment les alertes (formations, fimo..).

Quels sont les prochains déploiements prévus ?

Le prochain déploiement prévu concerne la finalisation de la Gestion de Parc, avec la mise en place de nos process de vente et de cession, afin d’avoir une solution 100% intégrée avec notre système interne. Nous menons également une réflexion pour une intégration avec un SAE.

Mme Béatrice Fino, vous êtes responsable des systèmes d’information au sein du groupe Philibert, pouvez-vous nous décrire le rôle des équipes Perinfo depuis le démarrage du projet ?

Les équipes Perinfo sont présentes dans toutes les étapes du projet depuis deux ans. Lors de la phase de réflexion par la présentation des solutions Gescar, puis lors des tests et des paramétrages. Elles ont également participé à la mise en place des formations et nous ont assisté lors de la migration.

Nous remercions Béatrice Fino et Christophe Bonnot pour cette interview.

Témoignage recueilli en Mars 2011